Gutscheine (vioma VOUCHER)

Mit vioma VOUCHER können Sie Hotelgutscheine online auf Ihrer Hotel-Website verkaufen und zentral in der Clearing Station verwalten.

Es stehen Ihnen folgende Gutscheinarten zur Verfügung:

Wertgutscheine
Aufenthalts- und Arrangementgutscheine
Anwendungsgutscheine
Gutscheine mit festem Wert

Die Gutschein-Verwaltung befindet sich hier:

Hotelverwaltung/Gutscheine

Gekaufte Gutscheine und Einlösungen finden Sie im Bereich Backoffice:

Hotelverwaltung/Backoffice/Gutscheinverkäufe

1.0 Gutscheinverwaltung

Abb. 1.0.a: Übersichtsseite der Gutscheine

Auf der Übersichtsseite befinden sich Tabellen und Einstellungen mit folgenden Inhalten:

1.1 Gutscheine

Abb. 1.1.a: Übersicht der angelegten Gutscheine

Hier werden die Gutscheine aufgelistet, die zum Verkauf angeboten werden.

1.1.1 Aktionen

1.1.1.1 Neuer Gutschein hinzufügen

Durch Klick auf den Button "Hinzufügen" oben rechts (Siehe Abbildung 1.1.a) öffnet sich ein Fenster.

1.1.1.2 Gutschein bearbeiten

Um einen bereits angelegten Gutschein einzusehen oder zu bearbeiten, kann durch einen Klick auf die jeweilige Zeile in der Tabelle die Detailansicht des Gutscheins in einem Fenster geöffnet werden.

Die Detailansicht eines Gutscheins wird hier beschrieben.

1.2 Allgemeine Gutscheineinstellungen

Abb. 1.2.a: Das Segment "Allgemeine Gutscheineinstellungen"

Hier können folgende globale Gutscheineinstellungen vorgenommen werden:

1.2.1 Eigener Nummernkreis

Abb. 1.2.1.a: Das Feld "Eigener Nummernkreis"

Hier können Sie einen eigenen Nummernkreis anlegen. Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie bereits mit einer anderen Gutscheinlösung gearbeitet haben und Sie die ID der bereits erstellten Gutscheine fortführen möchten. Sie können dann die zuletzt verwendete ID hier als Nummernkreis eintragen und der Wert wird automatisch bei jedem Gutscheinkauf hoch gezählt. Somit haben Sie eine nahtlose Fortführung der IDs der ausgestellten Gutscheine.

Hinweis:

Der eigene Nummernkreis kann nur aus Ziffern bestehen. Die Verwendung von Buchstaben oder anderen Zeichen ist nicht möglich.

Bitte beachten Sie

Um Doppelvergabe von fortlaufenden Nummern zu verhindern, sollte der Wert zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr verringert werden.

1.2.2 Einstellungen für Hotels in Italien

Abb. 1.2.2.a: Der Abschnitt "Einstellungen für Hotels in Italien"

Italienische Hotels müssen seit dem 01.01.2014 beim Finanzamt eine Kunden- und Lieferantenliste einreichen. Dort muss jeder Kunde/ Lieferant mit Steuernummer geführt werden – bei ausländischen Gästen werden die Geburtsdaten (Ort und Datum) benötigt. Bei Online-Bestellungen von Gutscheinen werden diese Angaben nun in der Buchungsstrecke abgefragt - je nachdem welches Herkunftsland vom Gast eingetragen wird.

Hinweis

Diese Einstellung steht nur Hotels in Italien zur Verfügung.

1.2.2.1 Erweiterte Abfrage

Bei Aktivierung werden beim Gutscheinkauf zusätzliche (für das Finanzamt benötigte) Daten (Steuernummer und Geburtsdaten) abgefragt.

Bitte beachten Sie

Diese Einstellung gilt nur für Hotels, die ihre Steuer beim italienischen Finanzamt abführen. Wenn dem so ist, empfehlen wir nicht diese Abfrage zu deaktivieren. Bei Deaktivierung müssen Sie die Daten manuell beim Kunden einholen. Falls Sie diese Einstellung ändern, handeln Sie auf eigene Gefahr.

Hotels, die ihre Steuer nicht beim italienischen Finanzamt abführen, sollten die "Erweiterte Abfrage" deaktivieren.

1.3 Gutschein-Layouts

Abb. 1.3.a: Die Übersicht der Gutschein-Layouts

Hier werden die Gutscheine aufgelistet, die zum Verkauf angeboten werden.

1.3.1 Aktionen

1.3.1.1 Neues Layout hinzufügen

Durch Klick auf den Button "Hinzufügen" oben rechts (Siehe Abbildung 1.3.a) öffnet sich ein Fenster mit der Layout-Detailseite als Inhalt (Punkt 1.1.1.3).

1.1.1.2 Gutschein bearbeiten

Um ein bereits angelegtes Layout einzusehen oder zu bearbeiten, kann durch einen Klick auf die jeweilige Zeile in der Tabelle die Detailansicht des Gutscheins in einem Fenster geöffnet werden.

1.3.2 Detailseite der Gutschein-Layouts

Abb. 1.3.2.a: Die Detailseite der Gutschein-Layouts

1.3.2.1 Name des Layouts

Abb. 1.3.2.1.a: Das Feld "Name des Layouts"

Hier wird der Name für das Layout angegeben.

1.3.2.2 Vorlagendatei

Abb. 1.3.2.2.a: Das Feld "Vorlagendatei"

Mit der Vorlagendatei und den gewünschten Inhalten des Benutzers wird beim Kauf des Gutscheins der Gutschein als PDF generiert. Je nach Gutscheintyp wird in der Regel ein unterschiedliches Layout erstellt, da es unterschiedliche Inhalte gibt. Die Vorlagendatei wird in der Dateiverwaltung hochgeladen und hier zugewiesen.

1.3.2.3 Mustertext

Abb. 1.3.2.3.a: Das Feld "Mustertext"

Um Missbrauch vorzubeugen, kann auf der Vorschau des Gutscheins z. B. das Wort „Muster“ erscheinen (Siehe Abb. 1.3.2.3.b). Das Wort kann hier (in den verwendeten Sprachen) geändert, bzw. entfernt werden.

Abb. 1.3.2.3.b: Beispiel für die Verwendung des Mustertexts in der Voransicht

1.3.2.4 Limits für Widmungstext

Abb. 1.3.2.4.a: Das Feld "Limits für Widmungstext"

Abhängig von der Gestaltung des Layouts kann es notwendig sein, die Anzahl der Zeichen und/oder die Anzahl der Zeilen des Widmungstextes zu limitieren, damit der Text des Benutzers nicht aus dem Layout heraus oder über andere Texte hinweg läuft.

1.3.2.5 Aktionen

1.3.2.5.1 Speichern

Durch Klick auf den "Speichern"-Button wird die Eingabe abgeschlossen und das Layout gespeichert.

1.3.2.5.2 Löschen

Durch Klick auf den "Löschen"-Button kann das Layout gelöscht werden.

Bitte beachten Sie

Das Layout kann nur gelöscht werden, wenn sie nicht mehr in Verwendung ist und keinem Gutschein mehr zugewiesen ist.

1.4 Platzhalter

Abb. 1.4.a: Die Übersicht der Platzhalter

Ein Platzhalter ist eine Variable, die im Layout verwendet werden kann und bei Generierung des Gutschein-PDFs mit dem gewünschten Text in den gepflegten Sprachen ersetzt wird.

1.4.1 Aktionen

1.4.1.1 Neuer Platzhalter hinzufügen

Durch Klick auf den Button "Hinzufügen" oben rechts (Siehe Abbildung 1.4.a) öffnet sich ein Fenster mit der Platzhalterdetailseite als Inhalt.

1.4.1.2 Platzhalter bearbeiten

Um einen bereits angelegten Platzhalter einzusehen oder zu bearbeiten, kann durch einen Klick auf die jeweilige Zeile in der Tabelle die Detailansicht des Platzhalters in einem Fenster geöffnet werden.

1.4.2 Platzhalter Detailseite

Abb. 1.4.2.a: Die Detailseite der Platzhalter

1.4.2.1 Name des Platzhalters

Geben Sie hier den Namen für den Platzhalter an. Im Layout kann der angelegte Platzhalter wie folgt benutzt werden: #txt.voucher.custom.[platzhaltername]#.

1.4.2.2. Platzhaltertext

Geben Sie hier den Text in allen Sprachen ein, der anstatt des Platzhalters erscheinen soll. Bei der Gutscheingenerierung wird der Platzhalter mit dem Platzhaltertext in der entsprechenden Sprache ersetzt.

1.4.2.3 Aktionen

1.4.2.3.1 Speichern

Durch Klick auf den "Speichern"-Button wird die Eingabe abgeschlossen und das Layout gespeichert.

1.4.2.3.2 Löschen

Durch Klick auf den "Löschen"-Button kann das Layout gelöscht werden.

Bitte beachten Sie

Achten Sie bitte vor dem Löschen eines Platzhalters darauf, dass der Platzhalter nicht mehr in Verwendung ist. Der Platzhalter wird sonst im Layout nicht mehr ersetzt!

1.5 Versandarten

Hier werden die Versandarten aufgelistet, die dem Benutzer zur Auswahl angeboten werden. Damit Gutscheine versendet werden können, muss mindestens eine Versandart angelegt werden.

1.5.1 Aktionen

1.5.1.1 Neue Versandart hinzufügen

Durch Klick auf den Button "Hinzufügen" oben rechts öffnet sich ein Fenster.

1.5.1.2 Versandart bearbeiten

Um eine angelegte Versandart einzusehen oder zu bearbeiten, kann durch einen Klick auf die jeweilige Zeile in der Tabelle die Detailansicht der Versandart in einem Fenster geöffnet werden.

1.5.2 Versandart Detailseite

Abb. 1.5.2.a: Die Detailseite der Versandarten

1.5.2.1 Name

Abb. 1.5.2.1.a: Das Feld "Name"

Der Name der Versandart. Er wird dem Käufer zur Auswahl angezeigt und kann aus diesem Grund auch in allen verfügbaren Sprachen gepflegt werden.

Pflichtfeld

Der Name der Versandart ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden.

1.5.2.2 Kurzbeschreibung

Abb. 1.5.2.2.a: Das Feld "Kurzbeschreibung”

Die Kurzbeschreibung wird dem Käufer unter dem Namen angezeigt und ist optional. Sie kann in allen verfügbaren Sprachen gepflegt werden.

1.5.2.3 Detailbeschreibung

Abb. 1.5.2.3.a: Das Feld "Detailbeschreibung"

Die Detailbeschreibung ergänzt die Kurzbeschreibung und wird dem Käufer angezeigt, wenn er auf „Details einblenden“ klickt. Die Detailbeschreibung ist optional. Sie kann in allen verfügbaren Sprachen gepflegt werden.

1.5.2.4 Versandart

Abb. 1.5.2.4.a: Das Feld "Versandart"

Hier kann die Versandart ausgewählt werden. Aktuell wird unterstützt:

Postalisch
Beim postalischen Versand wird der Gutschein vom Hotel ausgedruckt und versendet.
E-Mail
Beim Versand via E-Mail wird der Gutschein als PDF generiert und als E-Mail verschickt.

1.5.2.5 Versandkosten

Abb. 1.5.2.5.a: Das Feld "Versandkosten"

Hier können die Versandkosten, separiert pro Land, angegeben werden. Klicken Sie dazu auf den Link "+ Versandkosten hinzufügen", wählen Sie aus dem erscheinenden Menü den Namen des Landes in das Sie verschicken möchten und geben Sie daneben die Versandkosten ein. Sie können beliebig viele Länder mit Versandkosten hinterlegen. Durch Klick auf das "X" am Ende der Zeile, lassen sich die einzelnen Zeilen wieder löschen.

Die Versandkosten pro Land werden dem Käufer angezeigt, wenn er in der Buchungsstrecke auf „Details einblenden“ klickt.

Abb. 1.5.2.5.a: Das Feld "Versandkosten" mit ausgefüllten Versandkosten für Deutschland